A leendő kolléga feladatai közé tartozik:
-
Nemzetközi konferenciák, workshopok és szakmai események szervezésének támogatása;
-
Rendezvényekhez kapcsolódó beszerzési és adminisztratív folyamatok koordinálása;
-
Kapcsolattartás szállodákkal, rendezvényhelyszínekkel, utazási szolgáltatókkal és egyéb partnerekkel;
-
Külföldi vendégek, előadók és kutatók utazásának és szállásának szervezése;
-
Hivatalos meghívók, tájékoztatók és kapcsolódó dokumentumok elkészítése;
-
Belső egyeztetések koordinálása a különböző igazgatóságok és szervezeti egységek között;
-
A rendezvényekhez kapcsolódó dokumentációk, határidők és folyamatok nyomon követése.
Fontos tudni, hogy a rendezvényszervezésnek csak egy része maga az esemény. A munkakör jelentős része alapos előkészítő és utókövető feladatokból áll, így azok érzik magukat igazán jól ebben a szerepben, akik a precíz háttérmunkát is ugyanolyan fontosnak tartják, mint a rendezvények operatív lebonyolítását.
Kit keresnek?
Olyan munkatársat keresnek, aki:
-
Legalább 1–2 év szakmai tapasztalattal rendelkezik rendezvényszervezési, koordinációs vagy projektadminisztrációs területen;
-
Főiskolai vagy egyetemi végzettség;
-
Magabiztosan kommunikál tárgyalási szinten angol nyelven szóban és írásban;
-
Jól szervezett, precíz és megbízható;
-
Egyszerre több feladatot és határidőt is képes kezelni;
-
Szívesen dolgozik nemzetközi környezetben;
-
Kezdeményező, proaktív szemléletű, ugyanakkor csapatjátékos;
-
Kulturáltan és professzionálisan kommunikál partnerekkel és vendégekkel.
Amit kínálnak:
-
Stabil, hosszú távú munkalehetőség egy folyamatosan fejlődő nemzetközi akadémiai szervezetnél;
-
Változatos és felelősségteljes munkakör;
-
Nemzetközi szakmai kapcsolatrendszer és inspiráló tudományos környezet;
-
Cafeteria;
-
Ingyenes nyelvtanulási lehetőség;
-
Kiemelkedő szakmai rendezvényeken és konferenciákon való részvétel;
-
Modern munkakörnyezet Budapest egyik legszebb részén, a Városmajor közelében.
Munkaidő:
A munkaidő beosztása a rendezvényekhez és az aktuális feladatokhoz igazodhat, de a munkaidőkeret átlagában a napi 8 órás / heti 40 órás munkavégzésnek kell teljesülnie.
Munkavégzés helye: 12.kerület Budapest
A munkakör alapvetően irodai jelenléthez kötött, ugyanakkor a rendezvények jellegétől függően időszakos utazásra és esetenként esti vagy hétvégi munkavégzésre is számítani kell.
Gyakori kérdések:
-
Évente hozzávetőlegesen 60–70 rendezvény megszervezésében vesz részt a csapat, amelyek mérete a kisebb szakmai eseményektől egészen a 200–300 fős nemzetközi konferenciákig terjedhet.
-
A rendezvények mintegy 70%-a Budapesten kerül megrendezésre, ugyanakkor a fennmaradó események Magyarország más városaiban, illetve Európa különböző országaiban valósulnak meg. Ennek megfelelően a munkakör rendszeres utazással járhat, ezért fontos, hogy a leendő kolléga nyitott legyen az utazásra és komfortosan mozogjon a repülővel történő közlekedés során is.
-
A nyári időszak jellemzően csendesebb, ilyenkor több a pihenő és kevesebb az aktivitás. Szeptembertől egészen tavasz végéig azonban intenzív, aktív időszak következik.
JELENTKEZÉS
Ha szívesen dolgoznál egy olyan szervezetnél, ahol a nemzetközi tudományos élet meghatározó szereplőivel kerülhetsz kapcsolatba, és fontos számodra a magas szakmai színvonal, a szervezettség és a folyamatos fejlődés, várjuk jelentkezésedet.